Scrapbook et Dropbox : partage, synchronisation et archivage

Cet article s’insère dans un ensemble destiné à montrer le cheminement nécessaire pour construire une plateforme de veille à partir d’outils gratuits.

En aval de la consultation des flux issus de Yahoo Pipes via Google Reader, une étape de sélection manuelle s’impose afin de sélectionner les articles et documents décisifs en termes d’apport d’informations en regard des thématiques sélectionnées. Rappelons que ces informations, visent in fine à aider le veilleur à suivre les évolutions de son métier.

Cette sélection faite, il s’agit de partager avec les personnes concernées mais aussi d’archiver les articles d’intérêts. Pour ce faire, nous avons sélectionné deux outils : Scrapbook et Dropbox.

 ScrapBookLogo Scrapbook

ScrapBook est une extension de Firefox (gratuite), qui permet d’enregistrer, stocker, gérer et annoter les pages Internet d’intérêt. L’avantage de Scrapbook réside dans sa praticité : il installe un panneau latéral (voir exemple ci-dessous) qui vient s’intégrer au navigateur Firefox. L’organisation des captures est rendue possible par la création d’une arborescence de dossiers dont le fonctionnement est similaire à la Logo extension Firefoxlogique familière de l’arborescence Windows (on accède au panneau d’affichage latéral (tel que présenté ci-dessous) en sélectionnant dans la barre de menus : « Scrapbook » puis en cliquant sur « Afficher le panneau latéral »).

Interface générale de ScrapbookLa création de l’arborescence se fait simplement par clic sur l’icône « dossier+ », qui permet de créer un nouveau dossier ou une note, et d’introduire un séparateur.

Diverses fonctionnalités s’avèrent fort utiles :

► classement l’arborescence par ordre alphabétique ou chronologique,

Interface dédiée au classement dans Scrapbook► barre de recherche par mot-clé dans le titre, le texte entier,… : cliquer sur la flèche à droite de la loupe dans la barre de recherche

ajout de pages selon l’une ou l’autre des deux modalités : glisser-déposer l’onglet correspondant à la page à sauvegarder (située dans la barre des onglets) ou cliquer droit dans le menu contextuel et choisir :

  • enregistrer la page : sélectionner ou créer le dossier dans lequel elle sera classée,
  • enregistrer la page sous : définir le titre, choix du dossier, les paramètres de capture des fichiers liés (images, pdf,…) et la profondeur de capture des liens (niveau 0 à N).

► Option « multi-Scrapbook » qui permet de créer divers répertoires Scrapbook correspondant à des centres d’intérêts différents, de telle sorte que les arborescences propres à chacun d’eux soient représentatives et cohérentes en regard du sujet d’intérêt.

Pour activer l’icône multi-Scrapbook suivre l’étape 1 du schéma suivant.

Interface Multi-ScrapbookPar contre, le partage et la synchronisation des différents répertoires de Scrapbook entre les divers utilisateurs ne peut se faire sans un outil complémentaire. Nous le couplons avec Dropbox qui assure ces fonctions.

Pour utiliser les fonctionnalités de Dropbox il suffit de cliquer dans Scrapbook sur Outils> Répertoire de Scrapbook (voir ci-dessus encadré pointillé) > Copier (le dossier Scrapbook complet, ce qui est facilité en remontant à la racine du dossier Scrapbook)> Coller dans le dossier Dropbox.

Les répertoires de Scrapbook contenant les pages sauvegardées sont stockées dans les dossiers partagés de la Dropbox. L’interaction de ces deux outils produit une synchronisation pour chaque modification réalisée.

Des solutions plus complètes au niveau des options de sauvegarde et d’édition sont proposées par des outils (gratuits dans une certaine mesure) tels qu’Evernote. L’avantage de Scrapbook à contrario de ces autres outils est sa simplicité d’utilisation et sa praticité du fait de son intégration dans l’interface navigateur. Comparativement, le logiciel Evernote, qui est également un outil  de capture, stockage, gestion et annotation de contenus web, dispose de fonctionnalités plus avancées, cependant il est plus lourd à prendre en main. Son utilisation demande un basculement entre les fenêtres et la version gratuite est limitée.

Plus d’informations : Tutoriel Scrapbook

DropboxImage Dropbox

Dropbox est une application qui stocke  de manière sécurisée dans le cloud[1] (par transmission SSL[2]). Le côté pratique vient du fait que le dossier Dropbox est aussi installé sur le disque dur de son ordinateur. Les informations et documents sont ainsi synchronisés automatiquement entre le PC et le cloud simultanément. Dropbox permet par ailleurs, le partage de documents dans la cadre d’un travail collaboratif (les modifications apportées aux documents par les différents membres de l’équipe sont instantanément transmises).

Interface d'accueil de DropboxL’installation de la Dropbox sur un ordinateur afin de partager facilement (voir ci-dessous).

Installation de la DropboxPlus d’informations : Tutoriel Dropbox ; Mode d’emploi Dropbox ; Tutoriel vidéo

Dans le cadre d’une veille sur le métier de veilleur un Scrapbook partagé regroupant les 3 thématiques suivantes : Outils de recherche et e-Réputation, Outils d’exploitation management et fondamentaux ainsi que Geek, elles même divisées en sous-parties (dossiers) pour un accès plus facile aux informations a été créé.

Exemple de répertoire Scrapbook


[1] Cloud computing : accès via le réseau, à la demande et en libre-service à des ressources informatiques virtualisées et mutualisées (National Institute of Standards and Technology (NIST)). En français, cette notion est notamment traduite par stockage dans les nuages. [2] SLL (Secure Sockets Layer). Protocole de sécurisation de transmission de données. Lors de leur transmission les données sont encryptées.

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2 réponses à Scrapbook et Dropbox : partage, synchronisation et archivage

  1. Grégory dit :

    En tant que blogueur, je ne peux qu’approuver le fait d’avoir une solution technique de veille qui soit efficace. Car faire une veille dans son domaine d’intervention est crucial. Et cela l’est tout autant quand on est n’est pas blogueur …

    Pour ma veille, je combine Google Reader et Feedly pour l’exploration des flux RSS, Pocket pour la lecture en mobilité, puis Evernote.

    Evernote est une application assez extraordinaire dont je ne saurais me passer …

    La solution proposée ici me semble intéressante. En tout cas, elle cumule bien des avantages dont la sauvegarde automatique et la diffusion sur tous ses postes de travail via Dropbox, autre outil dont je ne saurais me passer 🙂

    Elle n’est qu’un inconvénient à mes yeux : le plugin fonctionne sous Firefox. Dont je me détourne pour Chrome, bien plus réactif. Bonne nouvelle : Scapbook semble disponible sous Chrome ! Je vais tester de ce pas 🙂

    PS: merci pour le lien 🙂

    • Paul dit :

      Merci pour votre commentaire,
      Il semble que nous ayons des points d’intérêt en commun.
      C’est en effet la raison de l’utilisation de Firefox. Mais si vous utilisez Chromium Scrapbbok merci de me dire ce que vous en pensez.
      Cordialement, Paul

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