Les trois étapes pour structurer la démarche de Veille

Pour gagner en efficacité comme pour gagner en temps, la démarche de Veille doit être structurée. L’organisation qui en résulte ne doit pas être considérée comme figée : elle est adaptative, dépendante de l’évolution de la culture de l’entreprise, de l’évolution de l’environnement dans lequel elle se meut et de l’évolution des solutions technologiques mises en œuvre.

Le cheminement proposé pour améliorer ou mettre en place un dispositif de surveillance, quelque soit le stade de Veille considéré, comprend trois étapes (itératives) : cadrage, implémentation, exploitation pour passer d’une démarche intuitive à une démarche structurée.

Si la description des étapes présentées ci-dessous peut paraître longue, dans la réalité leur réalisation s’avère rapide, les options vite sélectionnées et renseignées.

Cadrage. Le cadrage comprend trois aspects.

-      La définition du besoin d’une part : formulation de l’intérêt du demandeur individuel ou plus globalement des enjeux pour l’entreprise. Ce que l’on cherche à connaître (préoccupation momentanée), à suivre (préoccupation récurrente) et parfois à anticiper ou du moins à prévenir (préoccupation stratégique) : c’est la réponse au « pourquoi ? » de la Veille. Cet aspect conduit à définir de façon factuelle des objectifs mesurables de Veille.

-      Le ciblage de l’information à rechercher d’autre part. Quels sont les domaines de surveillance et dans ces domaines les sujets d’intérêt qui permettent de servir l’intérêt ou les enjeux et de répondre aux objectifs formulés ? C’est la réponse au « quoi ? » de la Veille. Une approche méthodique permet de spécifier les domaines de recherche.

-      Le type de livrables attendus enfin, parce que le niveau de service attendu par les responsables va conditionner le mode d’exploitation. Sans entrer dans le détail, il s’agit ici de cerner en fonction du sujet de surveillance la destination (pour quel type d’utilisateur), la forme (le format : information brute, fiche structurée actualisable, bulletin, signalements et alertes, blogs, …), la profondeur (description, analyse, interprétation, recommandation), …

 

Implémentation. L’implémentation va de l’initialisation de la démarche à son fonctionnement régulier.

Selon le stade considéré de Veille : Métier, Stratégique ou Intelligence économique l’accent se déplace des ressources Web aux ressources humaines.

-        Initialisation. Il s’agit de la recherche et de l’évaluation puis de la révision des sources d’information pertinentes en regard des besoins. Ce « sourcing » est utilement mené à l’aide de divers moteurs généralistes et spécialisés (en mode avancé). Il doit prendre en compte les sources utilisées ou connues des responsables et celles fournies par les organismes publics ou professionnels concernés.

-        Suivi. Une fois les sources sélectionnées la collecte récurrente, le stockage (accès en pull : l’utilisateur va chercher l’information) et la restitution des informations (accès en push : l’information vient à l’utilisateur) doit pouvoir s’appuyer si nécessaire (lorsque les sources sont très mouvementées) sur des outils logiciels permettant d’automatiser ces tâches chronophages. Le choix des outils de Veille se fait en regard des fonctionnalités attendues, des domaines de recherche et des arbitrages techniques et financiers des responsables. Cette automatisation implique un paramétrage des logiciels concernés.

-        Organisation. L’organisation concerne à la fois le pilotage de la démarche de Veille et sa réalisation. C’est le « qui fait quoi » en interne et/ou en externe (sous-traitance) et jusqu’où. En outre, lorsqu’on complète la collecte Web par une collecte d’information « terrain », il devient nécessaire de structurer des réseaux d’homme pour capter l’information recherchée: partage des tâches, procédures et outils d’échanges, exploitation collaborative adaptée à l’anticipation (ateliers de Veille sur points critiques, …), animation (modalités et procédures de coordination, coopération et communication).

 

Exploitation. Cette étape est très variable en fonction du type de livrables attendus et du niveau de service (SLA).

-      Information descriptive, présentée sous diverses formes plus ou moins agrégées et catégorisées. Dans cette catégorie on retrouve : données brutes (nom, coordonnées d’entreprise ou de personnes, statistiques de marché, caractéristiques de produits ou de matériaux, …), bulletins, fiches actualisables, compilations, signalement de faits, …

-      Information analysée, interprétée en s’appuyant sur diverses techniques d’analyse : marketing, stratégique, SWOT, road mapping technologique, Porter, benchmarking factuel, méthode des scénarios, … avec si possible l’aide d’experts du domaine,

-      Recommandations, en s’appuyant sur diverses techniques : analyse de tendances (mini-Delphi, …), ou en mettant en œuvre des ateliers collaboratifs de Veille : War game, techniques d’analyse de signaux faibles, …

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